Jeder Betrieb kennt das: Die Aktenordner stapeln sich, der Schrank im Büro ist voll, aber wegwerfen darfst du nichts – die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen, dass Buchhaltung, Rechnungen und Verträge jahrelang griffbereit bleiben. Das frisst teure Bürofläche. Dieser Ratgeber erklärt die Grundzüge der Fristen und wie du Geschäftsunterlagen geordnet, sicher und platzsparend auslagerst.

Wichtiger Hinweis: Wir betreiben eine Lageranlage, keine Steuerkanzlei. Die folgenden Angaben sind allgemeine Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Die für deinen Betrieb konkret geltenden Fristen klärst du verbindlich mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – grob erklärt

In Deutschland regeln vor allem das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO), wie lange geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Traditionell unterscheidet man zwei Gruppen:

  • Lange Frist (klassisch 10 Jahre): Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Buchungsbelege und in der Regel Rechnungen.
  • Kürzere Frist (klassisch 6 Jahre): empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen.

Wichtig: Diese Fristen werden vom Gesetzgeber gelegentlich angepasst, und im Detail gibt es Ausnahmen. Verlass dich für deinen konkreten Fall deshalb nicht auf Faustwerte, sondern auf die Auskunft deines Steuerberaters. Die Frist beginnt in der Regel mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder das Dokument entstanden ist – nicht mit dem Datum auf dem Beleg selbst.

GoBD: Auch ausgelagerte Akten müssen „ordnungsgemäß“ bleiben

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen unter anderem, dass Unterlagen vollständig, geordnet, unveränderbar und während der gesamten Frist lesbar bleiben. Das gilt unabhängig davon, ob die Akten im Büro oder in einer externen Lagerbox liegen. Praktisch heißt das: Eine externe Einlagerung ist erlaubt – solange du die Unterlagen jederzeit auffinden und im Original vorlegen kannst. Bei rein digitaler Archivierung kommen weitere technische Anforderungen dazu.

So lagerst du dein Aktenarchiv richtig aus

  1. Nach Jahren sortieren. Ein Karton oder Regalfach pro Geschäftsjahr. So wirfst du nach Ablauf der Frist gezielt nur das weg, was wirklich raus darf.
  2. Inhalt beschriften. Außen klar notieren, welches Jahr und welche Belegart drin ist – im Prüfungsfall musst du schnell den richtigen Ordner ziehen.
  3. Trocken lagern. Papier ist feuchtigkeitsempfindlich. Ein klammer Keller lässt Tinte verblassen und Papier schimmeln – eine trockene Lagerbox schützt die Lesbarkeit über die gesamte Frist.
  4. Eine Inventarliste führen. Eine einfache Tabelle „Jahr → Karton-Nr. → Standort“ spart dir bei einer Betriebsprüfung viel Sucherei.
  5. Zugang regeln. Halte fest, wer Zugriff auf die Box hat – aus Datenschutzgründen sollten personenbezogene Unterlagen nicht offen herumliegen.

Welche Boxgröße passt für ein Aktenarchiv?

Aktenordner sind kompakt, stapeln sich aber schnell zu beachtlichen Mengen. Als grobe Orientierung:

  • Kleines Archiv (einzelne Jahrgänge): Mini-Box (1 m², 3 m hoch), ab 5,99 €/Woche.
  • Typisches Aktenarchiv: Small-Box (3 m²), ab 9,99 €/Woche.
  • Großes Archiv mit vielen Ordnern: Standard-Box (5 m²), ab 11,99 €/Woche.

Ein praktischer Vorteil bei PlatzPlus speziell für Betriebe: die zentrale Lage an der S-Bahn Bochum-West – so sind eingelagerte Unterlagen mit Bahn, Auto oder Rad schnell erreichbar, auch wenn du kurzfristig an einen Ordner musst.

Sicher und flexibel – passend zu deinem Betrieb

Da du bei PlatzPlus wöchentlich kündigst, kannst du das Archiv genau so lange auslagern, wie die Fristen es verlangen, und die Box danach wieder abgeben. Die Anlage in Bochum-Mitte ist videoüberwacht, täglich von 6 bis 22 Uhr zugänglich und mit persönlichem PIN gesichert. Mehr für Gewerbekunden findest du auf der Seite Akten einlagern in Bochum, die passende Größe im m²-Guide, und wenn es konkret wird, geht es direkt zur Buchung.